Apparentemente, le corsie colme di libri del magazzino IBS (Internet Bookshop Italia) di Trezzano sul Naviglio, sembrano riportare in vita le oniriche biblioteche labirinto uscite dalla penna di Borges. Non è infatti possibile rintracciare a prima vista alcun criterio logico nella disposizione dei volumi a scaffale: non un ordine alfabetico, né per autore, neppure per collane o case editrici. In realtà nulla è lasciato al caso, ma tutto è anzi organizzato secondo una logica lineare che permette di ottimizzare tempistiche e flussi.

 

Una storia che parte da lontano

Inizialmente IBS Italia si appoggia al sito Alice.it, portale originariamente dedicato al mondo del libro: alla sua nascita la società ha tre soli dipendenti, tra questi Guido Rugginini, attuale Operations Director di Internet Bookshop, che abbiamo incontrato per sapere qualcosa di più sulla “logistica dei libri”. “Quando siamo partiti”, racconta Rugginini, “eravamo una piccola realtà, ma di anno in anno abbiamo raddoppiato il nostro fatturato, crescendo cn una velocità tale da lasciare anche noi stessi un poco meravigliati. Attualmente IBS.it ha oltre 65 dipendenti e un fatturato pari a 26 milioni di euro. Dal 2001 la società è passata direttamente sotto il controllo del Gruppo Messaggerie Libri, storico distributore indipendente italiano, che oggi la detiene al 100%.

 

Formula perfetta per la crescita

I risultati positivi ottenuti da IBS sono evidenti, ma com’è possibile crescere a questi ritmi in un settore – quale è quello dell’editoria – che si trova oggi ad affrontare un mercato complesso, in trasformazione?
“Il libro”, spiega Rugginini, “è un oggetto ideale per l’e-commerce, perché quando il lettore deve scegliere, spesso sa già cosa vuole. In più è un prodotto facilmente maneggevole, non deperibile, con una vita media molto lunga e infine c’è la sicurezza, in caso di insoddisfazione per qualsiasi motivo, di poter restituire il libro all’editore”.

 

Una grande organizzazione

Questo aspetto del mercato della vendita di libri on line è sicuramente vero, ma non basta da solo a spiegare il successo di IBS, perché tanti altri nello stesso campo non ce l’hanno fatta. “Credo che la nostra azienda sia riuscita ad arrivare dov’è oggi grazie a due cose in particolare che caratterizzano il nostro modo di porci sul mercato: da un lato abbiamo sempre cercato di non fare, come si suol dire, il passo più lungo della gamba. La nostra piccola società è cresciuta passo passo con il suo business, cercando di rimanere snella e agile, come il servizio che vuole offrire.
In più credo che molto ci abbia premiato l’attenzione con cui cerchiamo di soddisfare le richieste del cliente: per esempio abbiamo sempre privilegiato la rapidità di consegna, anche, eventualmente, rinunciando a una parte dei nostri margini. Nei casi più… critici, pur di evadere un ordine, siamo disposti ad andare a comprare il libro richiesto in libreria, se non è disponibile da nessun’altra parte: in funzione del servizio siamo pronti a sacrificare parte del guadagno. In più, per le spedizioni non ci appoggiamo al servizio postale, ma utilizziamo un corriere espresso, SDA, così da ridurre i tempi ed evitare disguidi. Un’attenzione che fa spesso la differenza e che i nostri clienti colgono e apprezzano”.

IBS | Il magazzino | Il percorso di un libro

Il percorso di un libro

Vediamo nello specifico qual è il percorso compiuto da un libro che dal web finisce nelle mani del suo lettore.
Il compratore accede al sito www.ibs.it dove ha a disposizione un catalogo di oltre 1.200.000 titoli (400.000 in italiano e 850.000 in lingua inglese), nel quale compaiono anche promozioni e recensioni che lo orientano nella scelta. Una volta selezionato il volume, prima ancora di fare l’ordine, al cliente viene segnalato un tempo indicativo di evasione. Nel corso di tutta la giornata IBS raccoglie gli ordini; poi, all’una di notte, il sistema verifica la disponibilità per ogni riga d’ordine ricevuta. In altre parole semplici, dove andare a prendere il libro. Alle quattro del mattino gli ordini vengono inoltrati, tramite e-mail o fax, a editori, grossisti e distributori: “I più rapidi e meglio organizzati possono fornirci il libro già entro mezzogiorno. Gli editori più piccoli, quelli che svolgono un’attività quasi artigianale, spediscono via posta: spesso così un libro può impiegare anche settimane prima di arrivare in nostro possesso”.

Dentro al magazzino: il ruolo di Incas

I libri che IBS tiene a stock direttamente nel proprio magazzino rappresentano solo il 20% del totale: si tratta di novità e best e long sellers in edizione economica o tascabile.
Quando i libri raggiungono il magazzino di Trezzano vengono smistati e sud-divisi in UDC (Unità di Carico) in base all’ordine di arrivo.
“Per organizzare questa fase”, spiega Rugginini, “ci siamo affidati a Incas: dopo aver ascoltato e visto quali fosse le nostre specifiche esigenze, lo staff della società biellese ha realizzato le linee automatizzate di smistamento ed etichettatura, dotate di bilance peso-volumetriche.
Anche il sistema informatico di allocazione delle unità di carico è di Incas: è Easystor, un sistema in costante dialogo con il nostro gestionale… in pratica il sistema di Incas sa sempre dove sono i libri, il sistema di IBS sa sempre a chi devono essere recapitati”.

Due fasi di implementazione

La realizzazione dell’impianto completo è avvenuta in due fasi: nel dicembre 2005 sono entrate in funzione le due linee di smistamento, mentre a giugno 2006 è stato ultimato tutto il sistema RFId. Dopo che alle UDC è stato assegnato un codice, il sistema suggerisce un posto libero a scaffale per collocarle. non tutti i libri al loro arrivo seguono però questa strada: se un ordine è composto da una sola riga, al suo arrivo il libro non viene mandato a scaffale, ma nella zona di crossdocking e da qui all’imballo perché sia spedito al più presto. Il processo di picking avviene invece in questo modo: l’operatore prende un carrello sul quale prepara dalle 12 alle 16 vasche e ad ognuna associa un ordine.

Con un palmare “spara” il codice dell’ordine e viene così guidato da Easystor lungo le corsie per il prelievo, in modo da razionalizzare gli spostamenti. Quando arriva dove indicato l’operatore spara prima il codice della collocazione a scaffale quindi preleva il volume secondo le informazioni ricevute (il sistema comunica la posizione del libro all’interno della singola UDC), prelevata la copia viene data la conferma del picking sparando sul codice posto sul libro. Quando tutte le vasche del carrello sono complete, questo viene portato all’area di packaging, dove i singoli ordini saranno preparati per il cor-riere. Durante l’intero processo il cliente può sapere costantemente e in tempo reale lo stato del suo ordine, per conoscere gli effettivi tempi di consegna e o aggiungere nuovi volumi. Il sistema ideato da Incas permette così di gestire il flusso in uscita di oltre 8.000 articoli al giorno, nei periodi di normale attività. Nei momenti di picco, ossia a luglio, quando nessuno vuol partire per le vacanze senza la compagnia di un buon libro, e a Natale, quando IBS è maggiormente impegnata nel servizio di packaging a valore aggiunto che permette dal web di scegliere non solo il volume da regalare, ma anche il colore e la fantasia della carta e di accompagnare il tutto con un biglietto con messaggio personalizzato, possono essere raggiunte le 12.000 referenze trattate giornalmente.

> Vai al sito Incas

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