di Alice Borsani

Uno sviluppo esplosivo che, nei primi anni di attività, ha fatto registrare aumenti a tripla cifra del fatturato; oltre 1 milione di ordini evasi; 500 mila clienti nel mondo; 150 mila articoli a catalogo, di cui 90.000 attivi e visibili sull’eCommerce; la prospettiva di chiudere il 2020 con il miglior risultato operativo di sempre (12 milioni di euro, N.d.R.). Niente male per un’avventura “iniziata quasi per caso e senza nessuna particolare pianificazione imprenditoriale” come ammette Davide Franco, direttore generale di GioiaPura, gioielleria on line nata nel 2012 e divenuta in breve tempo il primo retailer digitale del settore partendo, letteralmente, da una soffitta, quella del negozio di preziosi gestito da Davide Franco insieme alla moglie Ilenia Galli all’interno del centro commerciale di Rho, alle porte di Milano.

La via dell’eCommerce

“Nel 2012 l’eCommerce non era certo come lo intendiamo oggi: le potenzialità erano chiare ma il mercato, soprattutto quello italiano, non era di certo pronto a coglierle. Insieme a mia moglie, all’epoca, ero titolare di una gioielleria a Rho;  l’idea era quella di ampliare il numero di negozi. Per gestire al meglio il network in crescita, abbiamo deciso di puntare sull’informatizzazione, caricando a gestionale tutti i dati di stock e le anagrafiche dei prodotti con relative foto.”

Quasi senza saperlo, quindi, giorno dopo giorno, Davide e Ilenia hanno creato un “tesoro” di dati e informazioni, che avrebbe mostrato tutto il suo valore una volta presa la decisione, “un po’ per caso e un po’ per ottimizzare le risorse e il lavoro fatto”, di aprire uno store online, integrato al gestionale aziendale.

Il sito gioiapura.it apre così i battenti con ben 21.000 articoli: i motori di ricerca premiano immediatamente l’abbondanza dell’offerta e il mercato fa lo stesso. Il primo ordine, arrivato il 24 gennaio 2012, non rimane isolato e già dopo poche settimane lo staff, nella zona logistica ricavata nella soffitta di cui sopra – che ospitava anche tutti gli altri reparti della neonata attività – si trova a gestire qualche decina di ordini al giorno.

GioiaPura - alcuni scomparti del magazzino

Integrazione e automazione

Se l’esuberante avvio aziendale è stata una sorpresa, lo stesso non si può dire delle fasi successive: “lo sviluppo dell’azienda è il risultato di una strategia che, da subito, ha avuto i suoi capisaldi nell’integrazione dei sistemi e nell’automazione dei processi secondo modalità e tecnologie sempre più complesse e sofisticate” conferma Franco. I numeri in rapida crescita hanno presto reso necessari nuovi spazi e convinto la proprietà a spostare il proprio quartier generale a Mozzate, in provincia di Como, dove è oggi allestito il magazzino da cui partono tutte le spedizioni per il mercato nazionale e internazionale.

“La nostra azienda vive di tecnologia e costante è il pensiero di come l’automazione possa migliorare e velocizzare il processo logistico che è il cuore della nostra attività.” Proprio in questo scenario si inserisce la collaborazione con Kardex Remstar che ha avuto un ruolo centrale nella definizione delle logiche operative di GioiaPura. In particolare, il fornitore tedesco di soluzioni per l’automazione dei processi intralogistici ha fornito quattro magazzini verticali Megamat RS 180 (ognuno dei quali ospita circa 17.000 pezzi) e il WMS che regola tutte le attività del polo di Mozzate: un ambiente complesso, dove lo spazio è ottimizzato al massimo e l’operatività si sviluppa secondo logiche e modalità cucite su misura delle particolari esigenze dell’azienda con il principale obiettivo di offrire il massimo livello di servizio al cliente.

“La collaborazione con GioiaPura– ci spiega Ezio Ferioli, Software & Process Consultant di Kardex Italia – ha vissuto varie fasi e, nel tempo, è diventata sempre più profonda. Comprendere e tradurre a livello informatico le esigenze di un’azienda tanto dinamica, attiva per di più in un comparto che per la logistica rappresenta un vero e proprio banco di prova, come quello dell’eCommerce B2C, è stata una vera sfida”.

GioiaPura - foto di gruppo
Da sinistra: Davide Franco, direttore generale di GioiaPura, Edoardo Cipolla, staff logistico di GioiaPura e Ezio Ferioli, Software & Process Consultant di Kardex Italia.

 

Un punto di inizio

Ma procediamo con ordine. Il trasferimento nella sede di Mozzate, lungi dall’essere un punto di arrivo, ha piuttosto costituito per l’azienda l’inizio del processo di costante di trasformazione dell’assetto logistico, un processo che non è ancora terminato.

“In principio, ciò che chiamavamo magazzino era una stanza allestita con molteplici cassettiere, ciascuna delle quali associata ad uno dei marchi distribuiti. All’interno, la presenza di divisori consentiva di riporre in modo ordinato i diversi prodotti: gioielli di vario genere, orologi, altri preziosi, consegnati dai fornitori in sacchetti confezionati al momento dell’ordine, prima dell’imballo e della spedizione. Il progressivo aumento dei volumi ci ha portato ad attrezzare il magazzino con aree scaffalate e zone deputate a confezionamento / spedizione”.

Prima dell’implementazione dei magazzini automatici e del sistema di gestione del magazzino, avvenuta nel 2018, ogni oggetto aveva la sua collocazione logica conosciuta dagli operatori che gestivano le operazioni di picking basandosi principalmente sulla propria esperienza. “Non era raro però che parte del tempo di lavoro venisse impiegato per cercare i prodotti a scaffale, magari con un staffetta tra il personale. Al di là delle evidenti inefficienze, questo assetto era molto vincolante perché non era possibile affidare le operazioni di picking a chi non fosse a conoscenza del prodotto e di tutte le operazioni precedenti alla messa a stock. Per lo stesso motivo era problematico anche l’inserimento delle nuove risorse per la gestione dei picchi di lavoro che, nel nostro business, sono decisamente impattanti: basti pensare che quasi il 40% del nostro fatturato viene segnato nei 20 giorni che precedono il Natale, quando il personale è attivo su tre turni”.

Efficienza ed ergonomia

“Ho sempre guardato all’automazione come ad una via privilegiata per velocizzare i processi, aumentare l’efficienza e migliorare le condizioni di lavoro. Per questo l’adozione dei magazzini automatici Kardex è stata una tappa fondamentale per sostenere la crescita aziendale. Non nego però – ammette Franco – che la preoccupazione era forte perché il nuovo assetto non avrebbe influenzato soltanto il processo in uscita, ossia le fasi di prelievo, ma anche le fasi a monte di carico della merce a scaffale”.

Come accennato, la merce arriva a Mozzate dai fornitori in modo “disordinato”: all’interno di una stessa scatola ci sono infatti referenze diverse, pezzi spesso molto piccoli inseriti in bustine di plastica o in scatole. Fanno eccezione alcune referenze, che arrivano già confezionate e che sono stoccate nella cosiddetta zona caveau, allestita con scaffali in grado di ospitare anche i prodotti più voluminosi.

Riordinare articoli e quantità sarebbe complicato, come anche metterli a stock in modo omogeneo, senza contare che non sarebbe neppure funzionale al picking dal momento che la raccolta di una stessa referenza in un’unica locazione genererebbe delle interferenze in fase di prelievo, vista la particolare conformazione del magazzino caratterizzato da un utilizzo intensivo degli spazi a disposizione.

Il “caos gestito”

“Insieme a Kardex abbiamo deciso di fare nostro e applicare il concetto di caos gestito. Oggi quindi la locazione di stoccaggio dei prodotti in ingresso è decisa dagli operatori sulla base dello spazio disponibile e quindi registrata a sistema: in pratica abbiamo chiesto al sistema di non gestire l’ordine, ma il disordine. L’obiettivo è infatti quello di “sparpagliare” la merce il più possibile nell’intero perimetro del magazzino – nelle cassettiere attrezzate con divisori, negli scaffali dotati di couvettes, o nei magazzini automatici – in modo da evitare il congestionamento delle singole aree al momento dell’evasione degli ordini, ottimizzando così le operazioni di picking”. I quattro magazzini automatici Megamat RS di Kardex sono considerati alla stregua delle altre zone di magazzino. Vista la loro flessibilità, non è stato necessario definire finestre orarie di carico, poiché le operazioni di refilling in un modulo non interferiscono con il processo di picking nei moduli adiacenti.

Kardex per GioiaPura: integrazione EDI

L’integrazione EDI

L’integrazione EDI (Electronic Data Interchange) tra WMS e gestionale ha costituito un ulteriore step verso l’aumento di efficienza del sistema. “Il dialogo tra i sistemi informativi sui diversi livelli è molto articolato e deve tenere conto dell’esigenza dell’eCommerce di offrire al cliente la visibilità sull’andamento del processo di evasione dell’ordine e la sua completa tracciatura” sottolinea Ferioli. La possibilità di automatizzare lo scambio dei dati, ha permesso a GioiaPura di dimezzare i tempi di presa in carico dei prodotti dal momento che oggi, la stessa operazione, ossia la lettura via RF del codice prodotto al momento della messa a stock, consente contemporaneamente la registrazione del prodotto a WMS e il carico a gestionale contabile. In questo modo è stato possibile evitare un cortocircuito informativo, piuttosto frequente prima dell’integrazione tra WMS e gestionale, generato dalla disponibilità contabile anticipata rispetto a quella fisica del prodotto, evitando ordini non evadibili.

Il flusso in uscita

Come è tipico dell’’eCommerce B2C, anche quello gestito da GioiaPura è caratterizzato dalla necessità di gestire ordini composti tipicamente da un massimo di 2-3 referenze dei quali l’80% sono monoriga. “Essendo impossibile un’ottimizzazione a batches, ogni singolo ordine diventa una lista di prelievo gestita dall’operatore che cura anche di eventuali personalizzazioni richieste dal cliente al momento della finalizzazione dell’acquisto, in quanto può scegliere il packaging (confezione regalo e colore del nastro) e decidere l’inserimento di un biglietto di accompagnamento, stampato prima del confezionamento.” Tutte queste operazioni sono state automatizzate e gestite dal sistema fornito da Kardex.

Il flusso in uscita è estremamente teso: tutti gli ordini ricevuti entro le 17:00, a meno di problemi amministrativi, vengono gestiti in giornata, con consegna prevista entro la mattina del giorno successivo. Compito del WMS è effettuare il bilanciamento delle zone di prelievo, indirizzando gli operatori nelle varie locazioni in modo da gestire al meglio il traffico negli spazi ristretti del magazzino. Le diverse aree di prelievo sono state personalizzate e dotate di DisplayTool e stampanti che consentono di velocizzare le operazioni di prelievo.

All’avvio di ogni missione, il sistema stampa, oltre alle istruzioni di prelievo con numero d’ordine, dati del corriere, descrizione dell’articolo, codice e posizione, l’etichetta di spedizione e quella per un eventuale reso. Sul monitor compaiono inoltre la foto della referenza da prelevare e il relativo SKU. Una volta individuato il prodotto da prelevare, l’operatore procede alla lettura del codice a barre tramite terminale RF registrando la presa a sistema: se non vengono riscontrati errori, il WMS passerà alla successiva missione di prelievo. “Sbagliare è impossibile perché, in quel caso, il sistema impedirebbe l’avanzamento del processo” spiega Franco.

Il vero gioiello

I magazzini Kardex seguono la stessa logica operativa: per ogni missione il magazzino propone il ripiano contenente il prodotto da prelevare, mostrando sul monitor dedicato, foto, codice, posizione nel cassetto, insieme a tutti i dati dell’ordine. Se richiesto, il sistema indicherà all’operatore di prelevare anche i materiali di confezionamento scelti dal cliente e procederà alla stampa di eventuali biglietti di auguri.

Tutti i prodotti e i materiali di confezionamento così prelevati, vengono quindi portati alle stazioni di confezionamento e infine posizionati su una rulliera di accumulo. Qui viene effettuato un ultimo controllo tramite la lettura del codice a barre associato ad ogni collo: se il sistema non riscontra anomalie, l’ordine sarà identificato come pronto per la spedizione quindi non più modificabile dal cliente che ha la visibilità sullo stato di preparazione.

“Il magazzino nella sua attuale configurazione è il risultato del costante lavoro di ottimizzazione, compiuta quotidianamente dallo staff logistico, coordinato da Edoardo Cipolla, e condotto in stretta collaborazione con Kardex che ha compreso le nostre esigenze e ha saputo tradurle in operatività, condividendo con noi obiettivi e strategie”.

Il gioiello più prezioso dell’azienda, alla fine, è proprio il magazzino.

 

> In collaborazione con Il Giornale della Logistica

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